Pratica Flow è lo strumento creato per informatizzare il lavoro ed il relativo flusso documentale di
un ufficio o
studio professionale di qualunque complessità e dimensione. Le sue caratteristiche e funzionalità lo rendono particolarmente adatto anche alla
P.A. o a qualsiasi ambito lavorativo, gerarchicamente strutturato, che necessiti di una protocollazione dei documenti e di una successiva attività lavorativa distribuita, sia a livello di singolo documento che di pratica.
Estremamente flessibile e discreto, Pratica Flow è in grado di interfacciarsi e dialogare in modo aperto con il mondo esterno (e quindi anche con altre procedure di gestione interna o esterna già esistenti), ed in modo semplice ed intuitivo permette di:
- creare, gestire e visualizzare documenti e comunicazioni in un archivio virtuale centralizzato, liberamente organizzabile in modo strutturato (es -Titolario con pratiche, fascicoli e sottofascicoli -o Cliente, fascicolo e sottofascicolo- etc) e completamente trasparente all’utente;
- definire e gestire in modo grafico l’organigramma dell’ufficio, comunque articolato e complesso, in accordo con la reale od ottimale organizzazione dell’attività lavorativa del personale dell’ufficio (gli attori);
- definire e gestire in modo semplice e coerente con l’organigramma il sistema dei privilegi e delle attività eseguibili dal singolo utente, consentendo così una totale salvaguardia delle rispettive competenze e responsabilità;
- automatizzare l’intero flusso operativo dell’ufficio seguendo il percorso del documento, creato o digitalizzato (mediante scansione e trasformato in PDF multipagina), dal momento della protocollazione all’ingresso, al trasferimento tra le varie unità dell’ufficio secondo l’organigramma definito (mediante vere e proprie decretazioni), ovvero al trasferimento ad altri uffici, e fino alla sua definizione temporanea o definitiva;
- definire ed assegnare ad ogni componente della struttura organizzativa i propri obiettivi specifici o strategici, le proprie attività standard e perfino le singole mansioni, con possibilità di definirne per ognuna il periodo di validità e di collegarle e riferirle alle varie attività svolte per successive analisi e valutazioni;
- in funzione dei privilegi assegnati e della posizione nell’organigramma, visualizzare per ciascun utente (ed eventualmente tutti i suoi sottoposti), il carico delle attività assegnate in liste “da fare” liberamente organizzabili, con il relativo stato e scadenza, e con i vari documenti di lavoro allegati e immediatamente utilizzabili.
